要确保追悼会在规定时间内完成，可以从以下几个方面着手：
精心规划仪式流程：
与家属充分沟通，根据逝者生平、家属意愿以及当地习俗等，设计一套简洁明了且重点突出的仪式流程。明确各个环节的先后顺序、大致时长以及参与人员，去除不必要的繁文缛节，确保流程紧凑有序。例如，确定好默哀、致悼词、答谢词、鞠躬致敬等核心环节的安排，对于可有可无的环节（如一些过于冗长的致辞或非必要的表演等）要斟酌是否保留。
制作详细的流程表，将每个环节的具体内容、预计时长、负责人员等信息清晰列出，分发给所有参与追悼会组织和执行的人员，让大家心中有数，便于提前做好准备。
合理预估参加人数：
提前与家属沟通了解可能参加追悼会的大致人数范围，根据人数确定场地规模和座位安排。如果预估人数较多，选择较大的场地并合理规划座位布局，确保人员入场、就座和离场能够顺畅进行，避免因场地拥挤或座位不足导致人员流动缓慢，影响追悼会进度。
安排足够的礼仪人员负责引导亲友签到、佩戴哀悼标志以及就座等事宜，提前对礼仪人员进行培训，使其熟悉流程和各自职责，能够高效地引导人流，加快前期准备工作的速度。
严格把控环节时间：
主持人作为追悼会的关键把控者，要严格按照预先设定的流程表进行主持。在每个环节开始前，简要说明该环节的内容和要求，让与会人员清楚知晓接下来要做什么。例如，在默哀环节开始时，明确告知大家默哀的时长，使大家能够集中精力完成默哀动作，避免因不清楚时长而出现默哀时间过长或过短的情况。
对于致悼词、答谢词等发言环节，提前与发言者沟通好发言时长限制，并在发言过程中通过适当方式给予提醒。比如，可以在发言者讲台附近设置一个小型计时器，或者安排工作人员在后台通过手势等方式提醒发言者注意时间，确保发言既能够充分表达情感，又不会过于冗长，影响追悼会整体进度。
高效组织人员行动：
在各个环节转换时，主持人要迅速引导与会人员进行下一个动作。比如，默哀结束后，马上宣布奏哀乐，并紧接着引导大家进行下一个环节，如致悼词等，避免出现中间环节衔接不顺畅，导致人员等待、场面混乱的情况，从而保证追悼会能够紧凑进行。
对于需要集体参与的动作，如全体向遗像三鞠躬等，主持人要清晰地发出指令，确保所有人能够同步完成动作，减少因个别人员动作迟缓而耽误时间的情况发生。
及时清理场地：
追悼会结束后，安排专人迅速清理场地，包括收拾座椅、清理花圈、挽联等丧葬用品，将场地恢复到可供后续使用的状态。这样可以避免因场地清理不及时，影响后续可能安排的其他活动或导致不必要的延误。
对于逝者的遗像、灵位等物品，按照家属的意愿及时进行处理，如交给家属保管或妥善安置在殡仪馆等特定场所，确保这部分事务能够快速完成，不影响整个追悼会流程的收尾工作。
通过以上在前期筹备、进行过程以及后续收尾等各个阶段的细致安排和严格把控，就能够较为有效地确保追悼会在规定时间内完成。
